Mutări arhive este serviciul dedicat companiilor, instituțiilor și birourilor notariale sau juridice care relocă volume mari de documente și dosare. Mutarea arhivelor nu este o operațiune obișnuită — documentele au valoare juridică, fiscală sau istorică și nu pot fi pierdute sau deteriorate. Serviciul asigură ambalarea corespunzătoare, transportul securizat și livrarea intactă a întregului fond arhivistic la noua locație.
Mutări arhive presupun mai întâi o evaluare a volumului de documente — numărul de cutii, fișete sau rafturi de arhivă, tipul documentelor și condițiile speciale de păstrare. Dacă arhiva este deja organizată în cutii etichetate, procesul este simplificat; dacă nu, echipa asistă la ambalarea corectă a documentelor cu respectarea ordinii de clasificare.
Transportul arhivelor se realizează cu vehicule adecvate volumului și cu sisteme de fixare care previn deplasarea cutiilor în tranzit. Fișetele metalice de arhivă sunt transportate fie goale (cu documentele în cutii separate), fie cu sertarele blocate dacă greutatea o permite.
Mutări arhive realizate cu responsabilitate înseamnă că nicio cutie cu documente nu este deschisă de echipă și că inventarul este verificat la plecare și la sosire. La cererea clientului, documentele pot fi sigilate de reprezentanții companiei înainte de transport.
Ideal, documentele ar trebui să fie deja organizate și ambalate în cutii de arhivă înainte de sosirea echipei. Dacă nu, echipa poate asista la ambalare, cu respectarea ordinii de clasare stabilite de client.
Prețul pentru mutări arhive depinde de numărul de cutii sau fișete, greutatea totală, distanța de transport și etajele implicate. O estimare clară este oferită după evaluarea volumului de arhivă.
Dacă fișetele nu sunt prea grele cu documente în interior, pot fi transportate blocate. Altfel, documentele sunt ambalate separat în cutii și transportate independent de mobilierul de fișetare.
Da, mutări arhive pot fi programate în afara orelor de activitate, inclusiv weekendul, pentru a nu perturba accesul angajaților la documentele curente pe durata mutării.
Da, mutări arhive pentru volume mari sunt realizate cu echipe dimensionate corespunzător și vehicule de capacitate adecvată. Planificarea etapizată permite gestionarea eficientă a arhivelor voluminoase.
